W życiu codziennym są takie rzeczy, których powszechność sprawia, że w gruncie rzeczy nie wiemy o nich zbyt wiele. Obcujemy z nimi, używamy, trzymamy w swoich dłoniach – a jednak, gdyby się zastanowić, posiadamy jedynie powierzchowną wiedzę na ich temat. Faktury VAT są właśnie przykładem takiego przedmiotu i niniejszy artykuł wyjaśni czym właściwie są, oraz jakie są ich rodzaje.
Czym jest faktura VAT?
Faktura VAT to nic innego, jak dokument potwierdzający zawarcie transakcji. Jest rachunkiem, który dokumentuje dokonanie sprzedaży przez firmę i może być wystawiony zarówno w tradycyjnej formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Jej forma, sposób wystawiania i ogólne zasady funkcjonowania określone są przez ustawę z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług.
Warto zauważyć, że ustawodawca nie wprowadza żadnego konkretnego sposobu, w jaki faktura musi zostać wydana. Może mieć zatem formę własnoręcznie sporządzonego formularza, ale można też wykorzystać gotowe druki czy specjalne programy do wystawiania faktur. Istotne jest tylko to, żeby zachowana została właściwa numeracja i zawarte właściwe, niezbędne dane.
Faktury VAT, wraz z ich kopiami, należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym termin płatności podatku od towarów i usług upłynął. Można przechowywać je zarówno w formie tradycyjnej (papierowej), jak i elektronicznej – jednak muszą spełniać wymogi, które zawarte są w rozporządzeniu ich dotyczącym.
Faktura VAT - dla kogo?
Do 2012 roku możliwość wystawiania faktury VAT przysługiwała tylko czynnym podatnikom VAT. W 2013 roku umożliwiono to także tym przedsiębiorcom, którzy zarejestrowali się w urzędzie jako podatnicy VAT korzystający ze zwolnienia. Duże zmiany przyniósł natomiast rok 2014, od którego każdy przedsiębiorca, bez względu na wcześniejsze dopełnienie obowiązku rejestracji, ma możliwość, a czasem wręcz obowiązek, wystawiana faktur.
Masz wątpliwości związane z prawidłowością wystawionej faktury? Zgłoś się do kompetentnych prawników, którzy pomogą Ci rozwiązać każdy problem!
Był to dość ważny krok, liberalizujący zasady fakturowania i ułatwiający życie sporej grupie przedsiębiorców, którzy zwolnieni są z podatku od towarów i usług. Bez względu na to, czy rejestrowali się jako podatnicy VAT korzystający ze zwolnienia, czy nie, to mogą oni swobodnie wystawiać faktury pod warunkiem, że łączna kwota sprzedaży z poprzedniego roku podatkowego nie przekroczyła 150.000 zł.
Obowiązek wystawienia faktury
Ogólna zasada brzmi: przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury wtedy, gdy sprzedaż odbywa się na rzecz firmy. Są jednak od tej reguły wyjątki i można założyć, że obowiązek ten spoczywa na:
Zarejestrowanych podatnikach VAT, którzy mają czynny udział przy sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców
Zarejestrowanych podatnikach VAT, którzy mają czynny udział przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, jednak żądają wystawienia faktury. Osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą związaną z wewnątrzwspólnotową dostawą nowych środków transportu.
Wymagane dane
Jak wspomnieliśmy wyżej, mimo że forma nie jest określona, to są pewne zasady wystawiania faktur VAT, których nie można ominąć. Aby została uznana za prawidłową musi zawierać następujące dane:
- Numer faktury i datę jej wystawienia
- Dokładną datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (jednak tylko wtedy, gdy ta data jest różna od daty, w którym faktura została wystawiona)
- Dane sprzedawcy i nabywcy (imiona, nazwiska, nazwy, adresy, numery NIP)
- Nazwę towaru lub usługi, która jest przedmiotem umowy
- Ilość towaru lub zakres usługi, która jest przedmiotem umowy
- Jednostkową cenę towaru lub usługi, wyrażoną w wartości netto
- Kwotę rabatów
- Całościową wartość towarów lub usług, wyrażoną w wartości netto
- Stawki podatkowe
- Całościową wartość towarów lub usług, wyrażoną w wartości netto, z podziałem na to, co jest objęte podatkiem, a co jest z niego zwolnione
- Wysokość podatku od sumy wartości netto, z uwzględnieniem wszystkich stawek podatkowych
- Kwotę należności ogółem
E-faktura
E-faktura, czyli faktura elektroniczna, to dokument elektroniczny, który ma cechy faktury i od 14 lipca 2005 roku ma taką samą wartość co klasyczne faktury VAT. Wprowadzenie e-faktur było naturalną konsekwencją rozwoju technologicznego i prób cyfryzacji polskiej administracji, choć w praktyce w Polsce nie cieszy się ona dużą popularnością (korzysta z niej ok 10% polskich przedsiębiorców, podczas gdy np. w skrajach Skandynawii odsetek ten stanowi ponad 80%).
Faktura elektroniczna, która zostanie wydrukowana u odbiorcy, może być traktowana jako zwykła faktura tradycyjna (papierowa). Przy pomocy e-faktury można rozliczać się zarówno z właścicielami działalności gospodarczych, jak i z fiskusem (Skarbem Państwa). Zalety e-faktury to m.in.:
- Oszczędność czasu i pieniędzy (nie trzeba fatygować się na pocztę, ani płacić za przesyłkę)
- Terminowość i bezpieczeństwo (przesyłka elektroniczna jest niezawodna, lub przynajmniej dużo mniej zawodna niż klasyczna)
- Wygoda (przechowywanie jest dużo mniej kłopotliwe – nie zajmuje miejsca i można przeglądać dokumenty kiedy i gdzie się chce)
Jak przechowywać faktury elektroniczne – poradnik
Podstawą do korzystania z e-faktur jest wstępna akceptacja pomiędzy kontrahentami. Nie istnieją żadne inne warunki, które należy spełnić, poza wolą stron. Wystawienie faktury elektronicznej może odbyć się już następnego dnia po akceptacji przez odbiorcę.
Faktura pro forma
Faktura pro forma to dokument, który jest zapowiedzią lub propozycją faktury VAT i nie jest dokumentem księgowym. Często jest identyczna jak normalna faktura, poza opatrzeniem tytułem FAKTURA PRO FORMA (lub podobnym). Jest ona potwierdzeniem i dowodem zawarcia umowy sprzedaży, jednak nie powoduje powstania skutków księgowo – podatkowych.
Celem wystawienia pro formy jest ominięcie kłopotliwych formalności księgowych. Stosuje się ją najczęściej w handlu detalicznym, gdzie nabywca jest osoba fizyczną niebędącą płatnikiem VAT. Czasami hasła pro forma używa się do określenia umów, które potwierdzają zawarcie oferty w przyszłości, lub są formą potwierdzenia otrzymania zaliczki lub przedpłaty. W każdym aspekcie chodzi jednak o to samo – ma ułatwić pracę księgowym i zoptymalizować współpracę między stronami umowy.
Należy jednak pamiętać, że faktura pro forma nie jest dowodem księgowym! Oznacza to, że jej wystawienie nie powoduje skutków w zakresie podatku VAT, czyli nie rodzi ona obowiązku zapłaty podatku oraz nie stanowi podstawy do odliczenia VAT.
Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie ws. Interpretacji zakresu obowiązania proformy TUTAJ.
Tekst: Bartłomiej Dusza
Koniecznie zapisz się do naszego newslettera.
Wyślemy Ci wiadomość tylko wtedy, gdy na rynku pojawi się PRAWDZIWA OKAZJA. Dzięki niej zaoszczędzisz bądź powiększysz swoje oszczędności. Warto!
